Elektroniczna poczta stanowi dziś jedno z podstawowych narzędzi komunikacyjnych, zwłaszcza w kontekście firm. Większość przedsiębiorstw decyduje się na jeden z dwóch dominujących obecnie produktów – Gmail lub Outlook. Sam stoisz przed wyborem klienta pocztowego i zastanawiasz się, który z nich sprawdzi się lepiej w przypadku Twojego biznesu? W takim razie sprawdź nasze zestawienie usług od Google’a oraz Microsoftu.

Charakterystyka poczty Outlook

Klient pocztowy od firmy Microsoft był przez lata najczęściej wybieraną usługą email. Nie powinno to jednak nikogo dziwić, ponieważ Outlook znajdował się w każdym pakiecie biurowym MS Office wypuszczonym po 1997 roku. Co więcej, aplikacja była też domyślnie instalowana wraz z systemem Windows XP. Wraz z nadejściem konkurencyjnych rozwiązań, a zwłaszcza Gmaila, pozycja poczty od giganta z Redmond nieco się osłabiła, jednak Outlook wciąż jest chętnie wybierany przez firmy, które potrzebują wygodnej i niezawodnej poczty elektronicznej.

Sporym wyróżnikiem Outlooka jest jego ścisła integracja z innymi produktami firmy Microsoft. Dzięki temu możesz sprawnie przesyłać dokumenty utworzone za pomocą Worda, Excela czy PowerPointa, nawet z poziomu samych programów, a nie klienta pocztowego. Co więcej, poczta pozwala Ci przyznać stosowne uprawnienia dla adresatów wiadomości – dzięki temu plik będzie niedostępny dla ludzi spoza organizacji lub niemożliwy do edycji. Outlook współpracuje również z wirtualnym dyskiem. Dzięki opcji Przeglądaj lokalizacje w chmurze jesteś w stanie załączać zdjęcia, filmy czy dokumenty, które nie znajdują się w pamięci Twojego komputera.

Na tym możliwości Outlooka się jednak wcale nie kończą. Klient pocztowy od Microsoftu może pochwalić się kilkoma unikatowymi funkcjami, których nie znajdziesz w Gmailu. Wśród najważniejszych wyróżników należy wymienić m.in.:

• poczta w formie aplikacji: wielu użytkowników ceni sobie dostęp do poczty za pośrednictwem dedykowanej aplikacji, a nie przeglądarki. Taką możliwość oferuje właśnie Outlook, który jest po prostu osobnym programem zlokalizowanym na pulpicie komputera. Odpalenie klienta pocztowego w osobnym oknie to świetny sposób, aby w czasie wykonywania obowiązków nie zgubić go w gąszczu otwartych kart,
• samodzielne sortowanie za pomocą folderów: porządek w skrzynce elektronicznej jest niezwykle ważny, zwłaszcza w przypadku firmowej korespondencji. Outlook przychodzi z pomocą, pozwalając na segregowanie wiadomości z wykorzystaniem folderów. Dzięki utworzonym przez siebie kategoriom już nigdy nie będziesz miał problemu ze znalezieniem ważnego maila,
• opcja tworzenia grup mailingowych: komunikacja w biznesie często wymaga wysyłania wiadomości do konkretnych działów czy zespołów zadaniowych. Klient pocztowy Microsoftu może w znacznym stopniu usprawnić ten proces – wystarczy utworzyć nową grupę i przypisać do niej konkretnych członków. Kiedy wyślesz maila na unikatowy adres, to komunikat otrzymają wszyscy wskazani wcześniej użytkownicy.

Czym wyróżnia się Gmail?

Na rynku możesz znaleźć wiele darmowych skrzynek pocztowych (oczywiście dla użytkowników indywidualnych), jednak to Gmail cieszy się obecnie największą liczbą aktywnych użytkowników. Spora popularność tego klienta wynika przede wszystkim z jego intuicyjnej obsługi oraz miłego dla oka designu (wliczając w to opcję personalizacji wyglądu). Nie mniejsze znaczenie ma również współpraca ze środowiskiem Google Workspace, czyli dość bogatym pakietem internetowych narzędzi, służących do tworzenia oraz edycji dokumentów tekstowych, prezentacji czy arkuszy kalkulacyjnych.

Poczta Gmail dla firm oraz organizacji jest dostępna w formie miesięcznego abonamentu. Najtańszy pakiet, obejmujący m.in. adres mailowy z własną domeną, spotkania wideo oraz wirtualny dysk o pojemności 30 GB, kosztuje około 20 zł od każdego użytkownika – dodaje specjalista reprezentujący firmę Klucz System, autoryzowanego dostawcę kluczy aktywacyjnych do oprogramowania komputerowego.

Sam klient pocztowy Gmail jest raczej standardowy, jednak oferuje kilka ciekawych opcji, które są niedostępne w przypadku Outlooka. Chodzi tutaj o m.in.:

• możliwość cofania wysłanych wiadomości: z pewnością znasz taki scenariusz – napisałeś wiadomość w sporym pośpiechu i po naciśnięciu wyślij zauważyłeś, że popełniłeś jakiś błąd lub nie wspomniałeś o istotnym wątku. Nic straconego, ponieważ Gmail pozwala na wycofanie już nadanego maila,
• tworzenie wiadomości w osobnym okienku: osobne okno komponowania wiadomości to bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwala na podgląd całej zawartości poczty w czasie pisania. Dzięki temu możesz np. podejrzeć informacje z innych maili,
• zautomatyzowany system sortowania maili: Gmail jest wyposażony w sprawny system, który sam przydziela przychodzące wiadomości do konkretnych kategorii. Maile trafiają tym samym do grupy Główne (zawiera najważniejsze komunikaty), Społeczności (zawiera powiadomienia z mediów społecznościowych) oraz Oferty (zawiera newslettery oraz różnego rodzaju promocje).

Co wybrać – Gmail czy Outlook?

Zarówno Gmail, jak i Outlook to bardzo zaawansowane klienty pocztowe z mnóstwem przydatnych opcji i udogodnień. Właśnie dlatego wskazanie, który z wymienionych produktów okaże się lepszym wyborem, jest praktycznie niemożliwe. Przy podejmowaniu ostatecznej decyzji musisz wziąć pod uwagę kilka kwestii, takich jak np. charakter prowadzonego biznesu czy przyzwyczajenia swoich pracowników. Nie da się bowiem ukryć, że dla części użytkowników poczta od firmy Microsoft wydaje się bardziej intuicyjna, z kolei niektóre osoby uważają wręcz przeciwnie i chętniej korzystają z rozwiązań dostarczanych przez Google.